Ers y pandemig, mae cynadleddau yn aml yn ddigwyddiadau a gynhelir ar-lein yn hytrach nag wyneb yn wyneb. Mae’r Uned Cyfoethogi Dysgu ac Addysgu wedi cynnal dwy gynhadledd flynyddol dysgu ac addysgu ar-lein, yn ogystal â rhai mân gynadleddau a Fforymau Academaidd. Yn y blog-bost hwn, byddwn yn cynnig rhai awgrymiadau da i chi ar gyfer trefnu digwyddiad o’r fath.

1.      Dewiswch y llwyfan iawn

Mae sawl meddalwedd fideo-gynadledda y gallech eu dewis, ond yma ym Mhrifysgol Aberystwyth y dewis diofyn a ddefnyddiwn yw Teams. Mae gennym nifer cyfyngedig o drwyddedau i Zoom, ond cedwir y rhain ar gyfer swyddogaethau na ellir eu cael yn Teams. Er enghraifft, os oes angen cyfieithu ar y pryd, neu i sesiynau lle bydd dros 250 o gynadleddwyr.

Gallwch drefnu cyfarfodydd Teams i’r sesiynau hyn trwy galendr Teams. Neu, gallwch greu safle Teams, ond bydd hyn yn eich cyfyngu i barthau .ac.uk, felly cadwch hynny mewn cof, yn enwedig os oes gennych Siaradwyr Allanol.

Rydyn ni’n hoffi rhoi ein dolenni ar we-ddalen er mwyn gallu anfon y sesiynau ymlaen yn sydyn at unrhyw un sy’n cofrestru’n hwyr. Neu, gallwch ddefnyddio dogfen Word neu e-bost sydd â’r dolenni wedi’u hymgorffori ynddynt.

2.      Galw am Gynigion

Wrth Alw am Gynigion, esboniwch yn glir pa dechnoleg y bwriadwch ei defnyddio a pha gyfyngiadau y gallai hynny ei olygu i fformat y sesiwn. Er enghraifft, ydych chi am geisio cynnal gweithdai ar-lein, neu ydych chi’n mynd i gyfyngu’r alwad am gynigion i gyflwyniadau’n unig?

Cyn anfon yr alwad, gwnewch yn sicr y gall y dechnoleg ddarparu’r mathau o sesiynau y dymunwch eu cynnal yn rhan o’r rhaglen, a bod gennych yr arbenigedd technegol neu gyfarwyddiadau angenrheidiol i’r cyflwynwyr.

3.      Trefnu’r rhaglen

Wrth drefnu’r Gynhadledd Dysgu ac Addysgu Flynyddol rydyn ni’n hoffi trefnu apwyntiadau ar wahân ar gyfer pob sesiwn. O wneud hyn, mae’r cyflwynwyr yn gallu bod yno cyn i’r sesiwn ddechrau a sicrhau bod ganddynt bopeth sydd ei angen a bod y dechnoleg yn gweithio fel y dylai.

Rydym hefyd wedi gweld bod angen cymryd seibiannau hirach wrth gynnal cynhadledd ar-lein. Mewn cynhadledd a gynhelir wyneb yn wyneb, mae diodydd a bwyd yn cael eu darparu, ond gan fod pobl yn ymuno o bell mae angen iddynt drefnu eu lluniaeth eu hunain. Ar ben hyn, mae edrych ar sgrin am gyfran helaeth o’r dydd yn gallu bod yn flinedig iawn. Efallai yr hoffech ystyried cynnal sesiynau lles yn rhan o’r gynhadledd. Wrth baratoi rhaglen i gynhadledd ar-lein, ein profiad ni yw bod llai o eitemau yn fwy effeithiol. Ceisiwch hefyd osgoi cael sesiynau gwahanol yn digwydd ar yr un pryd.

4.      Cadeirio

Mae gwaith y Cadeirydd yn anoddach mewn cynhadledd ar-lein. Mae angen cyfathrebu â’r siaradwyr pan ddaw eu hamser i ben, ond fe allech hefyd orfod ymdrin â thrafferthion technegol eich cyflwynwyr a’r cynadleddwyr. Yn ein cynadleddau ni, rydym wedi datrys hyn trwy gael cadeirydd a chadeirydd wrth gefn, sydd â swyddogaethau wedi’u diffinio’n glir. Y cadeirydd sy’n cyflwyno’r siaradwr a holi cwestiynau, a gall y cadeirydd wrth gefn ymdrin ag anawsterau technegol a diffodd meicroffonau cynadleddwyr.

Cofiwch drefnu ymlaen llaw sut y byddwch yn rhoi gwybod i’r siaradwyr eu bod yn dod yn agos i ddiwedd eu hamser traddodi. Gallech ddefnyddio’r nodwedd ‘codi llaw’ ar Teams i roi gwybod iddynt fod y sesiwn bron ar ben. Hefyd, mae gan gyfarfod Teams rybudd mewnol 5 munud cyn diwedd y sesiwn.

5.      Paratoi am y gynhadledd

Erbyn hyn mae llawer ohonom yn gyfarwydd â mynd i gynadleddau ar-lein, naill ai i roi cyflwyniad neu i wrando… ond ddylen ni ddim cymryd hynny’n ganiataol. Ystyriwch gynnig cyfarfod ar-lein neu sesiwn hyfforddi i’ch cyflwynwyr. Bydd hyn yn rhoi cyfle iddyn nhw ofyn unrhyw gwestiwn ichi a gwneud yn sicr eu bod yn hapus â’r dechnoleg y byddant yn ei defnyddio. Yn ogystal â hynny, rhowch ganllawiau a chyfarwyddiadau ysgrifenedig iddynt am gynllun y gynhadledd fel y gallant gyfeirio atynt wrth baratoi eu sesiynau eu hunain.

Cofiwch ofyn i’r cynadleddwyr gofrestru ymlaen llaw er mwyn gallu e-bostio cyfarwyddiadau atynt. Dylai’r cyfarwyddiadau gynnwys sut i ymuno â’r sesiwn, unrhyw beth sydd angen ei wneud cyn y gynhadledd, a sut i gysylltu â thîm y gynhadledd yn ystod y gynhadledd ei hun. Mae’r canllawiau hyn gennym yn ysgrifenedig, felly os hoffech i ni eu rhannu â chi, e-bostiwch udda@aber.ac.uk.

6.      Cynnal Cynadleddau Cymysg

Hyd yma nid ydym wedi cynnal cynhadledd gymysg i gynadleddwyr ar-lein ac wyneb yn wyneb ond mae ‘na rai pethau y gallech efallai eu hystyried mewn sefyllfa o’r fath. Os oes modd, trefnwch fod y siaradwyr wyneb yn wyneb yn dod ar yr un dydd, a gwnewch yr un peth â’r siaradwyr ar-lein. Felly, ni fydd angen ichi gadw trefn ar ormod o sefyllfaoedd gwahanol ar yr un pryd.

Ystyriwch sut y dymunwch i’r rhai sy’n cymryd rhan ar-lein ryngweithio â’r gynhadledd a gofyn cwestiynau. A cysylltwch â hwy ymlaen llaw. Ystyriwch brofiad y gynhadledd o’r ddwy ochr.

Os ydych yn ystyried cael elfen wyneb yn wyneb, cofiwch eich bod yn ymwybodol o’r holl wybodaeth ddiweddaraf ynglŷn ag iechyd a diogelwch.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau ynglŷn â threfnu cynhadledd ar-lein, byddem yn fwy na pharod i gyfarfod â chi i sgwrsio am y gwahanol ddewisiadau – anfonwch air atom – udda@aber.ac.uk.